ป้องกันและตรวจสอบการประพฤติผิดของพนักงานในสำนักงานแพทย์ของคุณ
การควบคุมภายในหมายถึงกระบวนการที่ออกแบบมาเพื่อกีดกันการฉ้อโกงปกป้องทรัพยากรของ บริษัท และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับ การควบคุมภายในจะมีผลเฉพาะเมื่อได้รับการกำหนดโดยความต้องการเฉพาะของสำนักงานการแพทย์การดำเนินการการตรวจสอบและการวัดเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำงานตามที่วางแผนไว้
สำนักงานแพทย์ต้องใช้วิธีการเชิงรุกเพื่อป้องกันและตรวจพบการประพฤติผิดของพนักงานโดยมีนโยบายในเรื่องเกี่ยวกับการควบคุมภายใน การป้องกันและตรวจจับมีบทบาทสำคัญในกระบวนการควบคุมภายในโดยการลดความเสี่ยงในระดับหนึ่ง
1 -
การจ้างงานการจ้างพนักงานสำนักงานทางการแพทย์ที่ดีที่สุดคือวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเสริมสร้างกระบวนการควบคุมภายใน การจ้างพนักงานที่มีความสามารถเชื่อถือได้และเชื่อถือได้โดยผู้สมัคร prescreening อย่างละเอียดเป็นความรู้สึกทางธุรกิจที่ดีเพียงอย่างเดียว เช็คพื้นหลังและการตรวจสอบการอ้างอิงเป็นวิธีที่ง่ายในการกำจัดแอปเปิ้ลที่ไม่ดีออกและยับยั้งผู้ใช้บางรายในการสมัครงาน
แม้ว่านายจ้างรายก่อนจะไม่ได้รับอนุญาตให้ให้ข้อมูลใด ๆ นอกเหนือจากสถานะการจ้างงานและมีสิทธิ์ได้รับการจ้างงานใหม่ แต่คุณสามารถขอให้ผู้สมัครยื่นข้อมูลการติดต่อสำหรับผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานก่อนหน้าเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมได้ การตรวจสอบความเป็นมารวมทั้งการตรวจสอบเครดิตจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับประวัติส่วนตัวของผู้สมัคร
มากกว่า
2 -
การแบ่งแยกหน้าที่การแยกหน้าที่ป้องกันไม่ให้พนักงานคนหนึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำธุรกรรมหลายอย่างที่เกี่ยวกับการจัดการด้านการเงิน เมื่อใดก็ตามที่พนักงานมีการจัดการเงินควรมีบุคคลหนึ่งคนที่อนุมัติการทำธุรกรรมบางอย่างผู้อื่นรับผิดชอบในการดำเนินการและอีกคนหนึ่งสำหรับการปรองดองและเก็บรักษาบันทึก เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีบุคคลใดสามารถปฏิบัติงานใด ๆ ที่ไม่ได้ตรวจพบหรือตรวจสอบโดยบุคคลอื่น
การแบ่งแยกหน้าที่ทำให้เป็นเรื่องยากสำหรับจำนวนเงินที่จะสูญหายไม่ว่าจะเป็นที่ระดับแผนกต้อนรับหรือระดับการบริหารของสำนักงานการแพทย์ เมื่อพนักงานรู้ว่าทุกกระบวนการถูกติดตามและตรวจสอบจะช่วยกระตุ้นความถูกต้องและความซื่อสัตย์ในการปฏิบัติงาน
3 -
เอกสารการทำธุรกรรมทางการเงินทุกครั้งควรมีเส้นทางกระดาษ เอกสารไม่ได้เป็นเพียงการปฏิบัติในการเขียนหรือการบันทึกการกระทำเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเก็บสำเนาข้อมูลทางการเงินทั้งหมดเช่นใบแจ้งหนี้และการโอนเงิน พนักงานควรได้รับทราบว่าจะไม่ทำธุรกรรมตามคำร้องขอด้วยวาจา
เอกสารที่ถูกต้องประกอบด้วยแบบฟอร์มสำนักงานทางการแพทย์จดหมายหัวกระดาษหรือใบแจ้งหนี้และควรได้รับมอบอำนาจโดยลายมือชื่อเมื่อจำเป็น การตรวจสอบควรมีใบแจ้งหนี้เสมอเนื่องจากควรคืนเงินการโอนเงินหรือการผ่านรายการชำระเงิน เงินสดควรได้รับการยอมรับเท่านั้นไม่ควรส่งมอบให้นอกเสียจากว่าจะให้การเปลี่ยนแปลงผู้ป่วยกลับมา การตรวจสอบกล่องเงินสดควรได้รับการบันทึกไว้ในตอนต้นและตอนท้ายของการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง
4 -
การป้องกันทางกายภาพและทางอิเล็กทรอนิกส์การใช้ตู้เซฟระบบเตือนภัยกล้องและล็อคสามารถช่วยสำนักงานทางการแพทย์ในการปกป้องข้อมูลสินค้าคงคลังสินทรัพย์และเงินได้
1. เก็บตู้เงินสดเช็คและสมุดรายวันทั้งหมดไว้ในที่ปลอดภัยและเจ้าหน้าที่ของสำนักงานแพทย์ จำกัด การใช้งาน ควรเปลี่ยนชุดค่าผสมเป็นประจำ
2. มีระบบเตือนภัยในสถานที่สำหรับชั่วโมงหลังเลิกงานและวันที่ไม่ปฏิบัติ
3. สามารถวางกล้องได้ที่บริเวณทางเข้าและทางออกทั้งด้านหน้าและด้านข้างโดยมุ่งไปที่ตู้เซฟ
4. เก็บประตูห้องรับและ / หรือตู้ยาไว้ตลอดเวลาและอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบางพื้นที่เท่านั้นหากจำเป็น
การป้องกันทางอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงการใช้รหัสผ่านและการ จำกัด การเข้าถึงบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
5 -
การตรวจสอบการดำเนินงานกระบวนการควบคุมภายในใด ๆ จะไม่สมบูรณ์โดยไม่มีวิธีการตรวจสอบการดำเนินงาน การตรวจสอบการควบคุมภายในเกี่ยวข้องกับการทบทวนการดำเนินงานประจำวันเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานได้อย่างถูกต้อง
1. การตรวจสอบเงินสด
2. การ ตรวจสอบ บัญชีหรือ แผนภูมิ
3. การตรวจสอบโดยการเปรียบเทียบรายงาน
4. การตรวจสอบสินค้าคงคลังเป็นประจำ
การเฝ้าระวังกระบวนการทั้งหมดเป็นสิ่งสำคัญ แต่ประการแรก ผู้จัดการสำนักงานทางการแพทย์ จะต้อง:
1. กำหนดกฎและเป้าหมาย
2. สื่อสาร กับพนักงานทุกคน
3. ให้ข้อเสนอแนะเป็นประจำ