ทำอย่างไรให้ชัดเจนและรัดกุม
ด้วยการวางแผนและการดูแลผู้จัดการฝ่ายการแพทย์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้โดยใช้เทคนิคการสื่อสารและการปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จ การสื่อสารเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในความสัมพันธ์ใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเป็นมืออาชีพ ในสำนักงานทางการแพทย์การสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างเจ้าหน้าที่มีความสำคัญต่อการสร้างความมั่นใจในคุณภาพการดูแลผู้ป่วย
การสื่อสารเป็นแบบ 2 ทิศทาง
เพื่อให้การสื่อสารเสร็จสมบูรณ์ต้องมีความคิดหรือข้อมูลที่จะแบ่งปันใครบางคนให้ข้อมูลหรือความคิดและคนที่จะได้รับข้อมูล
การติดต่อสื่อสารที่ดีที่สุดคือการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกันซึ่งหมายความว่าความคิดและข้อมูลมีการแบ่งปันกันระหว่างคนสองคนโดยการมอบและรับจากการแลกเปลี่ยนแต่ละครั้ง เมื่อมีการติดต่อสื่อสารแบบด้านเดียวความเป็นไปได้ในการสื่อสารผิดหรือเข้าใจผิดอยู่ในระดับสูงและสิ่งเหล่านี้นำไปสู่ความคาดหวังที่ไม่คาดฝันและผลลัพธ์ที่ไม่ดี
ในความสัมพันธ์ส่วนใหญ่เรามักจะกลับไปและขอโทษสำหรับความเข้าใจผิดใด ๆ และลองอีกครั้ง แต่ในสำนักงานทางการแพทย์ miscommunication อาจมีราคาแพงทั้งทางร่างกายและทางการเงิน การศึกษาระหว่างผู้นำที่มีประสิทธิผลมากที่สุดแสดงให้เห็นว่าการสื่อสารเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดที่ผู้จัดการหรือผู้นำสามารถมีและใช้ได้
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในการตั้งสำนักงานทางการแพทย์
การสื่อสารข้อมูลที่ชัดเจนและรัดกุมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ
ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรผ่าน อีเมลสำนักงาน การปฏิสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่งหรือในการตั้งกลุ่มสิ่งสำคัญคือต้องติดหัวข้อที่อยู่ในมือและไม่หลงทางออกไป การใช้ห้า W และวิธีการสื่อสารมวลชนของ H จะช่วยให้มุ่งเน้นประเด็นนี้:
- ใคร: ใครต้องการข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน? ข้อมูลนี้จะส่งผลกระทบต่อใคร? ใครจะเป็นหรือจะรับผิดชอบ?
- อะไร: ต้องทำอะไรบ้าง? ต้องการผลลัพธ์อะไร? ทรัพยากรใดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการหรือโครงการ สถานการณ์มีผลกระทบโดยตรงกับเรื่องนี้อย่างไร?
- ทำไม: ทำไมถึงเป็นเรื่องสำคัญ? ทำไมบุคคลที่ได้รับข้อมูลนี้รวมอยู่ด้วย?
- ที่ไหน: งาน จะมีการจัดประชุมงานอย่างไร? วัสดุหรือข้อมูลที่จำเป็นในการทำโครงการคือที่ไหน?
- เมื่อไร: เมื่อมีการประชุม? กำหนดเวลาเมื่อไร? ข้อเสนอแนะหรือความคืบหน้าเมื่อได้รับการร้องขอ?
- วิธีการ: จะวัดความสำเร็จได้อย่างไร? ประสิทธิภาพจะได้รับการประเมินอย่างไร? วิธีการจะเสร็จสิ้นการบางอย่าง?
โปร่งใสและกระชับ - ขจัดเจ้าเล่ห์และปุย
นี่เป็นเพียงไม่กี่คำถามที่อาจกล่าวได้เพื่อให้ข้อมูลมีความชัดเจนและรัดกุม อีกกฎหนึ่งที่ดีเมื่อพูดกับคนอื่นคือ: "พูดในสิ่งที่คุณหมายถึงและหมายถึงสิ่งที่คุณพูด"
เมื่อคนอื่นรู้ว่าคุณให้ข้อมูลและข้อเสนอแนะที่มีความหมายพวกเขามักจะฟังอย่างตั้งใจและให้ความสำคัญกับการแลกเปลี่ยนของคุณด้วยความเคารพ ผู้จัดการที่ซุบซิบพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจหรือละเว้นหัวข้อระหว่างการประชุมจะมีประสิทธิภาพน้อยกว่าเนื่องจากพนักงานของพวกเขาจะเริ่มปรับแต่ง "ปุย" แม้ว่าสิ่งสำคัญคือการมีสายสัมพันธ์ที่ดีในการทำงานกับเพื่อนร่วมงานและพนักงานของคุณ แต่ก็มีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องมีความตระหนักในวิชาชีพ
การฟังที่ใช้งาน
การตอบรับเป็นอีกหนึ่งส่วนสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การรับฟังความคิดเห็นจะช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจ เทคนิคที่เรียกว่า "การฟังอย่างกระตือรือร้น" เป็นเครื่องมือที่เป็นประโยชน์เพื่อให้มั่นใจว่าการทำความเข้าใจเสร็จสมบูรณ์ ในเทคนิคนี้ผู้ฟังจะใช้ถ้อยคำใหม่ในข้อมูลที่พวกเขาได้ยินด้วยคำพูดของตนเอง หากข้อมูลนี้ถูกต้องการแลกเปลี่ยนจะเสร็จสมบูรณ์ถ้าไม่ใช่ผู้ส่งข้อมูลสามารถแก้ไขความเข้าใจผิดในขณะนี้ได้ การแลกเปลี่ยนนี้ใช้เวลาเพียงเล็กน้อยและเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างความรับผิดชอบเนื่องจากทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนรู้ว่าความคาดหวังมีความชัดเจนและเข้าใจ
ประโยชน์ของการสื่อสารที่ชัดเจนในสำนักงานการแพทย์
การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพช่วยประหยัดเวลาเงินและความยุ่งยากต่างๆ เมื่อทุกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่จำเป็นต้องคาดหวังและยอมรับได้ความคืบหน้าจะมีความแน่นอนยิ่งขึ้น เมื่อทุกฝ่ายเข้าใจว่าทำไมถึงมีบางสิ่งที่จำเป็นพวกเขาจึงรู้สึกเป็นที่นับถือ เมื่อมีการแลกเปลี่ยนความคิดและการตอบรับทุกฝ่ายรู้สึกว่ารวมและมีความสำคัญต่อกระบวนการนี้ ความรู้สึกของการรวมและความสำคัญเหล่านี้มีความสำคัญต่อขวัญกำลังใจของสำนักงานและความสำเร็จโดยรวมของการปฏิบัติ