การสื่อสารด้วยระบบ อิเล็กทรอนิกส์กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นในทุกวันนี้ไม่ใช่การโทรศัพท์จดหมาย "หอยทาก" และแม้แต่ในบางกรณีการประชุมแบบตัวต่อตัว ในการตั้งระดับมืออาชีพรวมทั้งสำนักงานแพทย์สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาหลายสิ่งเมื่อส่งอีเมลไปยังเพื่อนร่วมงานผู้ป่วยแพทย์โรงพยาบาลผู้ขายหรือผู้เชี่ยวชาญด้านอื่น ๆ
ผู้คนใช้เวลาส่วนใหญ่ในการเปิดและอ่านอีเมลเป็นจำนวนมาก
เวลาที่มีค่าไม่ควรเสียเวลากับอีเมลที่ไม่ได้ผลและไม่สำคัญ ความเป็นมืออาชีพเดียวกันกับที่คุณจะใช้ในโทรศัพท์จดหมายจดหมายหรือแบบเห็นหน้าก็ควรจะแสดงในอีเมล โปรดจำไว้เสมอว่าอีเมลเป็นรูปแบบของการสื่อสารและวิธีการที่ผู้รับตีความข้อความเป็นสิ่งเดียวที่สำคัญ
ก่อนที่จะสร้างและส่งอีเมลให้ถามตัวเองหลาย ๆ คำถาม
- ส่งอีเมลฟอร์ม การสื่อสารที่ ดีที่สุดสำหรับข้อมูลที่ฉันส่งมาหรือไม่?
- มันเป็นมืออาชีพ?
- เป็นไปตามมาตรฐาน HIPAA หรือไม่?
- มันถูกต้องเป็นตัวแทนฉันและสำนักงานทางการแพทย์?
กฎมารยาทในการส่งอีเมล # 1
คิดเกี่ยวกับเนื้อหาของข้อความก่อนที่คุณจะกด SEND ตรวจสอบว่าอีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับข้อความของคุณแทนการโทรศัพท์หรือการประชุม โปรดจำไว้ว่าเนื้อหาควรสะท้อนถึงภาพลักษณ์และระดับความเป็นมืออาชีพที่คาดว่าจะได้รับจากสำนักงานการแพทย์ของคุณ
อย่า ส่งต่อหรือตอบกลับอีเมลใด ๆ ที่มีเนื้อหาลามกอนาจารหมิ่นประมาทหมิ่นประมาทเหยียดผิวหรือทางเพศ บทลงโทษอาจรุนแรงสำหรับคุณและสำนักงานการแพทย์
กฎมารยาทในการส่งอีเมล # 2
ใช้ไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดที่เหมาะสม อีกครั้งข้อความของคุณเป็นภาพสะท้อนของ Medical Office ของคุณ
นอกจากนี้โปรดเก็บข้อความให้รัดกุมและใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับข้อความของคุณซึ่งช่วยให้อ่านได้ง่ายขึ้น ยืนยันอีเมลของคุณก่อนที่คุณจะกด SEND
อย่า ใช้ CAPS ทั้งหมดเนื่องจากถือเป็นการกรีดร้องหรือกรีดร้องในโลกออนไลน์ ใช้ ตัวหนา หรือ ตัวเอียง เพื่อเน้นคำหรือวลี นอกจากนี้หลีกเลี่ยงการใช้แบบอักษรแฟนซีหรือแปลกเช่นนี้ทำให้อีเมลของคุณยากที่จะอ่าน
กฎมารยาทในการส่งอีเมล # 3
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลถูกส่งไปยังผู้รับที่เหมาะสม ข้อมูลในสำนักงานการแพทย์ที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อมูลผู้ป่วยควรใช้ร่วมกันบนพื้นฐานจำเป็นต้องรู้เท่านั้น นอกจากนี้โปรดพิจารณาว่าผู้คนอาจพิจารณาข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขาว่า "อีเมลขยะ"
อย่า พูดถึงข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่เป็นความลับหรือแนบไฟล์ผู้ป่วยไว้ในอีเมล ใช้หมายเลขบัญชีของผู้ป่วยหรือหมายเลขเรคคอร์ดทางการแพทย์เพื่อให้คำแนะนำแก่บุคคลอื่นเพื่อตรวจสอบบัญชี ข้อมูลของคุณควรอยู่ที่นั่น
กฎมารยาทในการส่งอีเมล # 4
ตอบอีเมลแบบมืออาชีพภายใน 24 ชั่วโมงเมื่อทำได้ หากไม่ได้ให้เวลาเพียงพอตอบอย่างน้อยที่สุดเพื่อบอกว่าคุณได้รับอีเมลและคุณจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด
อย่า ตอบสแปมหรือขอให้สมัคร / ยกเลิกการเป็นสมาชิก
การทำเช่นนี้จะสร้างสแปมเพิ่มเติมเท่านั้นซึ่งจะส่งผลต่ออีเมลธุรกิจของคุณ
กฎมารยาทในการส่งอีเมล # 5
อย่า ให้อารมณ์ออกจากอีเมล สุภาพและเป็นมืออาชีพ รู้ว่าคุณจะเป็นใครหลังจากที่ผ่านไปนานพอสมควรเพื่อสร้างความสัมพันธ์แบบนี้
อย่า พูดอะไรในอีเมลที่คุณอาจเสียใจในภายหลัง โปรดใช้ความระมัดระวังในการส่งหรือตอบอีเมลด้วยความโกรธ อย่าให้ความคิดเห็นส่วนตัวเกี่ยวกับบุคคลอื่นให้แสดงความคิดเห็นที่จะทำให้คนอื่นผิดหรือพูดอะไรที่คุณไม่พูดในตัว
กฎมารยาทในการส่งอีเมล # 6
เก็บเรื่องตลกขบขันและการประชดให้น้อยที่สุด ความตั้งใจมักจะ "หายไปในการแปล" ในอีเมลและคนอาจไม่ได้รับเรื่องตลกเสมอ
คิดเกี่ยวกับเรื่องนี้จากมุมมองของผู้รับ
อย่า ส่งต่อหรือตอบกลับจดหมายลูกโซ่ เป็นพฤติกรรมที่ไม่เป็นมืออาชีพและบางคนมองว่านี่เป็นจดหมายขยะ โปรดจำไว้ว่าเนื้อหาที่คุณส่งควรสะท้อนถึงภาพลักษณ์และระดับความเป็นมืออาชีพที่คาดว่าจะได้จากสำนักงานแพทย์ของคุณ