พนักงานต้อนรับส่วนหน้าจะเป็นครั้งแรกที่ผู้ป่วยติดต่อกับสำนักงานของคุณ พวกเขาไม่เพียงตอบโทรศัพท์หรือทักทายผู้ป่วย พวกเขายังมีหน้าที่ในการนัดหมายและรับข้อมูลประชากร พวกเขาจำเป็นต้องสามารถให้ทันกับการก้าวเดินอย่างรวดเร็วของสำนักงานทางการแพทย์ตลอดจนใส่ใจกับรายละเอียด นี่คือความรับผิดชอบ 8 ประการของพนักงานต้อนรับส่วนหน้า
1 -
ต้อนรับและทักทาย ...ผู้เข้ารับการต้อนรับต้อนรับและทักทายผู้ป่วยและผู้เยี่ยมชมทุกคนด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์ ดังที่ทุกคนรู้ว่าการแสดงครั้งแรกเป็นสิ่งที่ยั่งยืน การแสดงผลครั้งแรกที่ลูกค้าของคุณได้รับเกี่ยวกับการปฏิบัติทางการแพทย์ของคุณมักมาจากพนักงานในสำนักงานของคุณซึ่งทำให้ความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรของคุณ การให้การดูแลที่มีคุณภาพสูงและการบริการลูกค้ายอดเยี่ยมจะช่วยป้องกันการสูญเสียรายได้ของสำนักงานทางการแพทย์เนื่องจากความพึงพอใจของผู้ป่วยในระดับสูง
2 -
ตอบโทรศัพท์ ...ในขณะที่รักษาสุภาพลักษณะโทรศัพท์ที่สอดคล้องกันโดยใช้มารยาททางโทรศัพท์ที่เหมาะสม การมีมารยาททางโทรศัพท์ที่ดีเป็นเรื่องง่าย การมีมารยาททางโทรศัพท์ที่ดีก็หมายถึงการเป็นมืออาชีพและการรักษาคนอื่นด้วยวิธีที่คุณต้องการได้รับการปฏิบัติหากคุณเป็นผู้โทร เป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานของสำนักงานแพทย์ของคุณอย่างสม่ำเสมอให้สุภาพลักษณะโทรศัพท์ที่สอดคล้องกัน เมื่อผู้ป่วยเข้ามาทางเจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับส่วนหน้าจะติดต่อกับทางโทรศัพท์เพื่อกำหนดวิธีการรับรู้สถานที่ของคุณ
3 -
เก็บรักษาพื้นที่รับแขก ...สะอาดและจัดระเบียบ การรักษาความสะอาดของสำนักงานทางการแพทย์ไม่ได้เป็นเพียงแค่รูปลักษณ์เท่านั้น สำนักงานทางการแพทย์ที่สะอาดเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาพนักงานและผู้ป่วยที่ปลอดภัยและมีสุขภาพดี การเก็บรักษาที่สำนักงานทางการแพทย์ปราศจากเชื้อโรคมากกว่าสิ่งที่อยู่บนพื้นผิว เกี่ยวกับการมีสภาพแวดล้อมที่ปลอดเชื้อเพื่อป้องกันโรคติดเชื้อ
4 -
ลงทะเบียนผู้ป่วยใหม่ ...และอัปเดตข้อมูลประชากรที่มีอยู่โดยรวบรวมข้อมูลผู้ป่วยโดยละเอียดรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางการเงิน วัฏจักรของบัญชีผู้ป่วยเกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูลผู้ป่วยที่เป็นข้อมูลประชากรซึ่งรวมถึงข้อมูลประชากรและข้อมูลการประกันตัวผู้ป่วย ข้อมูลไม่ถูกต้องอาจทำให้การชำระเงินล่าช้า
5 -
อำนวยความสะดวกในการไหลของผู้ป่วย ...โดยการแจ้งผู้ให้บริการการมาถึงของผู้ป่วยทราบความล่าช้าและสื่อสารกับผู้ป่วยและเจ้าหน้าที่คลินิก หากผู้ป่วยในสำนักงานแพทย์ของคุณไม่พอใจกับกระบวนการทั้งหมดพวกเขาอาจไม่สามารถกลับมาได้ การให้การดูแลที่มีคุณภาพสูงและการบริการลูกค้ายอดเยี่ยมจะช่วยป้องกันการสูญเสียรายได้ของสำนักงานทางการแพทย์เนื่องจากความพึงพอใจของผู้ป่วยในระดับสูง ผู้ป่วยจะมีแนวโน้มที่จะกลับมาตราบเท่าที่พวกเขาพอใจกับกระบวนการทั้งหมด
6 -
ตอบสนองต่อ ...ผู้ป่วยที่คาดหวังและสอบถามข้อมูลผู้เข้าชมด้วยความสุภาพ เทคนิคที่เรียกว่า "การฟังอย่างกระตือรือร้น" เป็นเครื่องมือที่เป็นประโยชน์เพื่อให้มั่นใจว่าการทำความเข้าใจเสร็จสมบูรณ์ ในเทคนิคนี้ผู้ฟังจะใช้ถ้อยคำใหม่ในข้อมูลที่พวกเขาได้ยินด้วยคำพูดของตนเอง หากข้อมูลนี้ถูกต้องการแลกเปลี่ยนจะเสร็จสมบูรณ์ถ้าไม่ใช่ผู้ส่งข้อมูลสามารถแก้ไขความเข้าใจผิดในขณะนี้ได้ การแลกเปลี่ยนนี้ใช้เวลาเพียงเล็กน้อยและเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างความรับผิดชอบเนื่องจากทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนรู้ว่าความคาดหวังมีความชัดเจนและเข้าใจ
7 -
เก็บอุปกรณ์สำนักงานทางการแพทย์ ...จัดเก็บได้อย่างเพียงพอโดยคาดการณ์ความต้องการสินค้าคงคลังการสั่งซื้อและการตรวจสอบอุปกรณ์สำนักงาน
8 -
ปกป้องความลับของผู้ป่วย ...โดยการตรวจสอบว่าข้อมูลด้านสุขภาพที่มีการป้องกันมีความปลอดภัยโดยไม่ทิ้ง PHI ในไซต์ธรรมดาและออกจากระบบคอมพิวเตอร์ก่อนที่จะออกจากระบบโดยไม่ต้องใส่ข้อมูล การรักษาความลับของผู้ป่วยไม่เพียง แต่ทำให้ผู้ป่วยรู้สึกปลอดภัยในการได้รับการรักษาที่สถานพยาบาลของคุณ แต่ก็เป็นกฎหมายด้วย องค์กรที่เข้าถึงข้อมูลด้านสุขภาพของผู้ป่วยถือเป็นนิติบุคคลที่ครอบคลุมและเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของ HIPAA หรือต้องได้รับการลงโทษทางแพ่งและ / หรือทางอาญา มีความจำเป็นที่เวชระเบียนจะยังคงเป็นความลับและไม่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่ไม่มีอำนาจอนุมัติที่เหมาะสม การเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลด้านสุขภาพที่ได้รับความคุ้มครองของผู้ป่วย (PHI) โดยไม่ได้รับอนุญาตถือเป็นการละเมิดกฎความเป็นส่วนตัว