แผนกต้อนรับส่วนหน้าของสำนักงานแพทย์อาจเป็นสถานที่ที่ยุ่งมาก เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับส่วนหน้าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่ราบรื่นของสำนักงานการแพทย์ พนักงานต้อนรับส่วนหน้ามักประกอบด้วยพนักงานต้อนรับและ / หรือผู้ช่วยแพทย์และขึ้นอยู่กับขนาดของสำนักงานแพทย์ของแต่ละคนอาจเป็นได้ทั้งสองอย่าง หน้าที่คลินิกกันแผนกต้อนรับมีหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารงานห้า:
- ผู้ป่วยอวยพร
- การตอบและจัดการโทรศัพท์
- กำหนดการนัดหมาย
- การสื่อสารระหว่างกัน
- การติดต่อจากภายนอก
1 -
ผู้ป่วยอวยพรผู้ป่วยอวยพรไม่เพียง แต่เกี่ยวกับสิ่งที่คุณพูด แต่ก็ยังเกี่ยวกับวิธีที่คุณโต้ตอบกับผู้ป่วย แผนกต้อนรับส่วนหน้ามีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้ผู้ป่วยรู้สึกยินดี
แผนกต้อนรับส่วนหน้าเป็นความประทับใจครั้งแรกที่ผู้ป่วยได้รับเมื่อโทรหรือไปที่สถานพยาบาล สิ่งสำคัญคือแผนกต้อนรับส่วนหน้าให้บริการลูกค้าที่ดีเยี่ยมและเป็นตัวแทนที่ดีในการปฏิบัติทางการแพทย์
นี่เป็นวิธีการอื่น ๆ ของผู้ป่วยอวยพร:
- ตอบโทรศัพท์ในขณะที่รักษามารยาทสุภาพและสอดคล้องกับมารยาททางโทรศัพท์ที่เหมาะสม
- รักษาพื้นที่รับสัญญาณให้สะอาดและจัดไว้ได้
- ลงทะเบียนผู้ป่วยรายใหม่และอัปเดตข้อมูลประชากรของผู้ป่วยที่มีอยู่โดยรวบรวมข้อมูลรายละเอียดผู้ป่วยที่ละเอียดรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางการเงิน
- อำนวยความสะดวกในการไหลเวียนของผู้ป่วยด้วยการแจ้งผู้ให้การมาถึงของผู้ป่วยทราบถึงความล่าช้าและสื่อสารกับผู้ป่วยและเจ้าหน้าที่คลินิก
- ตอบสนองต่อผู้ป่วยผู้ป่วยที่คาดหวังและผู้เข้าชมสอบถามข้อมูลอย่างสุภาพ
2 -
จัดการโทรศัพท์ในขณะที่การตอบรับโทรศัพท์อย่างสุภาพและสอดคล้องกันเป็นส่วนหนึ่งของผู้ป่วยอวยพรไม่ใช่หน้าที่เดียวของความรับผิดชอบทางโทรศัพท์ของแผนกต้อนรับแผนกต้อนรับส่วนหน้ามีหน้าที่รับผิดชอบในการรับสายเรียกเข้าทั้งหมดและวางสายโทรออกเมื่อจำเป็น
- สายเรียกเข้า: สายเรียกเข้าประกอบด้วยสายโทรศัพท์สำหรับผู้ป่วยการตลาดทางโทรศัพท์ตัวแทนด้านเภสัชกรรมแพทย์อื่น ๆ และอื่น ๆ แผนกต้อนรับต้องใช้มารยาททางโทรศัพท์ที่เหมาะสมเมื่อจัดการโทรศัพท์โดยใช้ทักษะการสื่อสารเหล่านี้: เป็นผู้ฟังที่กระตือรือร้นมีมารยาทในการโทรศัพท์ดีโทรติดต่อใช้คำถามซักถามและรักษาความลับ
- สายที่โทรออก: บางครั้งแผนกต้อนรับอาจต้องวางสายเพื่อหารือเกี่ยวกับการนัดหมายของผู้ป่วยการนัดหมายหรือการแนะนำผลิตภัณฑ์ภายนอกหรือสั่งซื้ออุปกรณ์ ในฐานะตัวแทนของสำนักงานการแพทย์ก็มีความสำคัญเช่นเดียวกับการใช้มารยาททางโทรศัพท์ที่เหมาะสม
3 -
นัดหมายการนัดหมายการจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับประสบการณ์ของผู้ป่วยที่ยอดเยี่ยมและการไหลของผู้ป่วยที่ราบรื่น สำนักงานทางการแพทย์ส่วนใหญ่ใช้ ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลา ที่ทำให้การนัดหมายเวลาทำได้ง่ายและสะดวก อย่างไรก็ตามแผนกต้อนรับส่วนหน้าต้องสามารถกรอกข้อมูลการยกเลิกหรือยกเลิกการแสดงและมีประสิทธิภาพในการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงตารางเวลากับผู้ป่วยและแพทย์
4 -
การสื่อสารระหว่างกันแผนกต้อนรับส่วนหน้าของสำนักงานแพทย์ก็เหมือนศูนย์กลางการติดต่อสื่อสาร ส่วนใหญ่สื่อสาร interoffice ไปผ่านแผนกต้อนรับส่วนหน้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันเกี่ยวข้องกับงานบริหารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้ป่วย
การสื่อสารข้อมูลที่ชัดเจนและรัดกุมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นในบันทึกช่วยจำการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรผ่านอีเมลภายในสำนักงานการปฏิสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่งหรือในการตั้งค่ากลุ่มสิ่งสำคัญคือต้องติดหัวข้อที่อยู่ในมือและไม่หลงทาง
ทักษะพื้นฐานบางอย่างที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารระหว่างหน่วยที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่
- มารยาทในการโทรศัพท์
- บริการลูกค้า
- คำศัพท์พื้นฐานและโปรแกรม excel
- การจัดการเวลา
- ทักษะองค์กร
5 -
การสื่อสารภายนอกการสื่อสารภายนอกเกี่ยวข้องกับการสื่อสารกับผู้ขายการปฏิบัติของแพทย์อื่น ๆ บริษัท ประกันภัยและธุรกิจอื่น ๆ ซึ่งอาจต้องมีการโทรออกการพิมพ์อักษรมืออาชีพการส่งแฟกซ์และการส่งจดหมาย
ความรู้เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานของสำนักงานมักได้รับจากใบรับรองหรือระดับ Associates ในโปรแกรมธุรกิจซึ่งรวมถึงกระบวนการและขั้นตอนการบริหารกระบวนการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนการเตรียมแผนภูมิผู้ป่วยและทักษะคอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐาน ทักษะผู้ช่วยผู้บริหารขั้นพื้นฐานและความสามารถในการใช้อุปกรณ์สำนักงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จในการทำงานในออฟฟิศ